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现代管理与学校发展理论
高校教务管理信息化的实践与思考
【字体 】 作者:代显华 胡 屹 时间:2017-06-14 来源:成都大学教务处 阅读次数:1
  

  1 高校管理信息化迫在眉捷, 教务管理信息化首当其冲

  随着我国高等教育的快速发展, 高校办学规模不断扩大, 全面收取学费, 学分制逐步推行,教学资源需求剧增, 资产设备日益庞杂, 科技项目不断增多, 科技成果不断涌现, 教职工岗位竞聘、津贴定级全面推行, 使教务、科技、人力资源管理、资产设备管理部门任务越来越繁重, 工作量、工作难度大增, 落后的管理手段直接影响教学质量和办学水平.

  为改进高校管理手段, 教育部和省级教育主管部门曾先后多次配发过教务管理方面的软件,不少高校也购买过某些软件公司的软件或自行开发过一些软件, 对教务管理信息化起到了积极推动作用, 积累了许多经验.但是, 这些软件在实际使用过程中, 存在不少缺陷, 主要体现在以下三个方面:(1)功能不完整, 未能涵盖教务管理工作的各个环节, 且已有的部分软件功能不完善, 之间缺乏有机联接;(2)适用性不强, 大量特殊问题得不到有效解决;(3)校园网利用不充分, 没有实现真正的数据共享.

  据调查, 现在不少高校有成百上千万的校园网硬件设施, 但急需的配套管理软件却跟不上.严格地说, 到目前为至, 尚无一所高校有一套完整的、先进的、实用的管理软件在实际运行.造成这种情况的原因很多, 不仅仅是软件开发的难度与复杂度问题, 更重要的是观念和认识问题,以及管理不统一、不规范的问题.

  随着我国高等教育改革的不断深化和教育管理现代化的不断推进, 全面实现高校管理信息化、快速提升综合实力已迫在眉睫.

  由于教务管理工作是整个高校管理工作的轴心, 要想实现高校教务管理信息化, 必须首先实现教务管理信息化.以教务管理软件为龙头率先获得成功应用, 而后逐步带动其它职能部门管理软件的应用, 是建成先进的数字化校园综合管理平台、全面实现高校管理信息化的必由之路.

  2 高校教务管理信息化的现状之不足

  近几年来, 已有很多高校教务部门在教务管理工作中使用教务信息系统进行网络化的教务管理, 为教务管理人员、学生、教师查阅信息、数据、减轻工作负担起到了积极的作用.目前大多高校教务管理系统, 主要使用的有教学组织、成绩管理、学籍管理、教材管理、师资管理等模块功能或其中的一块或部分功能.而在使用教务信息系统的高校又觉得有这样或那样的不足与局限.下面就结合别的高校教务管理信息系统情况, 以成都大学在教务管理信息化过程的情况来说明学校教务管理信息化过程中之不足:

  (1)使用的教务信息系统不能适应学分制发展的需要, 比如成都大学现使用的是学分学年制的教务信息系统, 不能适应完全学分制改革的需要;如不能充分实现学生网上自主选课;运行效率较低、稳定性较差, 在用户和数据量增加的情况下, 系统处理速度明显降低, 尤其在选课、排课、处理重新登记时, 甚至出现系统崩溃的情况;安全性能差, 客户端部分功能模块的使用不能指定权限或者不能指定用户操作对象, 造成所有用户都能对此操作;整个系统没有操作日志,对数据的操作得不到有效管理等等.

  (2)学校有部分教师的观念很落后或计算机能力差, 从心理上抵制学分制、抵制教务管理信息化、网络化, 甚至有人还因自身计算机能力差, 跟不上学校教学管理模式的需要, 而迁怒于学校教务管理系统或教务管理人员, 要求退回到手工操作的陈旧低效的管理方式上去.

  特别是有些教务管理人员, 不能完全胜任网络化的教务管理工作, 缺乏计算机基础知识与操作能力, 致使有些网上操作的教务管理工作在有些教学单位无法开展;而有些教学单位因这样那样的特殊原因, 教务管理人员更换频繁, 致使一些教务管理数据、原始资料遗失, 也增加了学校对教务系统的培训工作量.

  3 高校教务管理信息化探索

  新形势下, 教务系统网络化已成为各高校教务管理的手段, 基于INTERNET网的综合网上教务管理软件, 充分依托校园网, 实现教务信息的集中管理、分散操作、信息共享, 使教务管理进一步朝数字化、无纸化、智能化、综合化的方向发展, 为进一步实现完善的计算机教务管理系统和全校信息系统打下良好的基础.

  教务管理系统从管理和使用的角度分为两个部分:学校教务管理端和教师、学生使用端.前者主要有教务处人员(包括系统管理员)、各院(系)教务管理人员使用, 后者则是主要面对教师和在校学生.

  3.1教务管理信息系统的特征

  (1)准确性.即系统应满足和达到高校教务管理的各项事务目标以及教务人员对系统的某些具体要求.教务管理数据的准确与否, 直接影响管理和处理的效率, 影响教务管理工作的严肃性和正确性, 直接关系学生的切身利益, 所以系统设计要具有数据准确性保证体系.

  (2)可靠性.在操作错误、输入的数据无效或硬件发生故障时, 系统应具有一定的适应能力和稳定性, 同时具有排错能力和迅速恢复能力.

  (3)易学易用性.即系统功能完善, 用户界面友好, 操作简便, 对用户的要求和限制最少,有在线帮助功能, 从整体上给用户最大的满足.

  (4)高效率性.即系统能够及时有效地反映学生学籍变动情况, 随时查阅学生学习成绩、家庭情况及相关的其他资料, 以最经济的计算机资源完成学籍管理工作的各项事务.

  (5)易维护性.系统发生故障时, 系统自身诊断测试故障容易, 自动纠错能力强, 扩充性高.

  (6)移植性.为使管理信息系统在不同的计算机系统、不同的环境下运行, 设计时要充分考虑不同环境下软件和硬件的特性, 以保证系统在多种环境下顺利工作.

  (7)多用户性.针对不同的用户, 具有不同的操作权限, 从而利用教务综合管理系统, 对各类教学信息进行自动处理, 把处理结果置于教务管理网站上, 利用网上信息浏览、信息交换、资源共享等技术, 使全校师生不管身在何处, 都能随时通过互联网根据了解各自所拥有的权限和查询各种教务信息并及时地做出相应的处理, 使各项管理工作快速、方便、准确、规范、安全的得以实现.

  3.2 教务管理信息化的构思

  学分制淡化了原来班级管理观念, 不能再完全地使用原来的班级管理方式, 而是侧重于目标管理的灵活性较大的, 针对个人特具个性化的管理;多校区、教学点的情况使教师、学生与学校的大多管理部门面对面接触的机会大大减少, 所以原来单校区的管理方式已不能满足需要, 而是必须针对这些情况, 应用信息技术、网络技术工具, 从提升管理部门与师生交互能力上下功夫,让学校管理的触角通过网络伸到师生随时都能触及的地方.如此网络化教务管理系统的功能设计应有如下模块功能构思与设计:

  3.2.1 学籍管理

  学籍管理系统是供教务处使用、处理在校学生各种情况的计算机管理系统.其主要内容应包括:

  (1)新生录取信息的导入, 新生报到注册,生成新生名册, 将所有取得学籍的新生通过网络发送省教育厅进行学籍电子注册.

  (2)在校学生的网上注册、登记、交费、选课、通过网上查询结果.

  (3)因各种原因的学籍移动、审核、录入,并产生学籍移动报送审批、备案表或相关学籍处理文件, 送省教育厅.

  (4)结合学生在校期间各科各类成绩、奖惩情况自动生成毕(结)业生、授位审核材料, 报省教育厅学历电子注册、学历、学位证书管理.

  3.2.2 教学计划管理

  教学计划管理学生选课、排课等教学环节的前提, 学生的培养计划通过该模块转变成学期执行计划.教学计划管理包括:

  (1)课程库管理, 包含有课程代码、课程名称、学分、周学时、周数、预修要求、课程简介、教学大纲等;所有课程由教务处统一管理,其中课程简介、教学大纲由开课院系维护.

  (2)专业教学计划管理, 按照培养计划和学校的学籍管理规定, 确定各个不同专业年级的学生在每个学习阶段所应修得的各类学分;科学地指导学生按照学分制的培养模式, 灵活地制定符合学生个人的学习计划;同时通过该功能, 实时追踪学生个人的学习状况, 为学分制的实施提供保障.

  (3)教学任务管理, 根据各专业教学计划的要求和学生选课情况, 产生每学期的教学任务,生成教学班, 落实任课教师;同时落实教材的征订工作.

  (4)分级或方向课程安排, 实现对学生的板块课程开展分级教学, 实现板块课程和等级自动拆分教学班, 使教师资源在最大程度上得到利用, 又满足个性化教学的要求.

  3.2.3 教学运行管理

  (1)计算机排课

  使用排课软件, 根据系统中已有教师、教室、课程及教学计划等信息要素和学生选课情况, 利用计算机实现自动排课, 有些特殊教师或特殊课程可由人工控制排课, 最终分别输出教学班级、教师、教室课程表.课表在教务处网页上建立链接, 实现多需求的课表查询与打印功能.

  (2)网上选课

  学分制改革实行的关键就是学生可以自主选课.网上自主选课(重修课程也通过选课方式来完成), 学生可以在校园网上任何一台联网计算机上选课程、选教师、选时间、查询培养计划、查询全校开课情况、查询选课结果和学生个人课程表.学生能在学校教学培养计划的指导下按照自己的意愿选课, 系统能有效地解决由于学生自身原因发生错选、漏选、选课不足等情况, 保证每个学生上课时间不发生冲突.

  (3)成绩管理

  学生成绩管理主要包括教育教学计划中规定的课程成绩, 以及学生其他的各种考试成绩管理相关的整个过程.成绩管理主要包括以下内容:①成绩的录入.采用多种录入形式, 包括任课教师录入、教务管理人员录入等.各门课程的成绩按教学班录入总学生成绩库.成绩录入还包括评语录入、免修录入等.②成绩的修改.教师提交确认后的成绩如需修改, 必须经过一定的审批手续, 并由任课教师进行, 修改时间和相关的理由要有记录.③成绩的导入、导出和数据备份.对学生的英语等级考试、计算机等级考试等提供的批量导入功能.当系统需要与其它的系统交换数据时也使用系统的导入、导出功能, 同时为了数据的安全, 要求对系统数据进行定期与不定期的备份, 数据备份由系统管理员完成.④成绩的查询、统计、打印.系统提供多种查询途径, 在自己的权限范围内提供个人、班级、课程、学分模块等多途径查询.系统对成绩进行分析, 按不同要求对成绩进行各类统计, 包括分数段统计、平均成绩统计、补考成绩统计等, 统计结果以多种形式显示, 包括饼状图、柱状图、变化曲线图等.所有的查询和统计结果都提供打印功能.

  (4)课务管理

  课务管理主要用来管理教室的借用、停课、调课等内容, 管理模式和传统的课务管理相同,但是在学生自由选课的情况下, 任何调课必须都要检测所有选择该课程学生的选课情况, 避免造成上课冲突.

  3.2.4 考试管理

  考试管理的整个工作应包括①考试的报名、交费及管理.对于各专业开设的课程而言, 根据选课情况自动生成考试有关信息.学校组织的各种统考(如专升本选拔考试等)、等级考试则在网上报名、交费.②考试编排.系统应根据要求编排考试时间、地点、座位号、监考人员.系统对教室资源与考试时间等编码化.③考试信息查询.所有教师、学生都可通过网络对考试信息进行查询.

  3.2.5 教师管理、教材管理、经费管理

  另外该系统还应有教师管理、教材管理、经费管理(与财务接口, 关系到学生的选课、考核, 学生只有交费后才能选课或参加统考、英语、计算机等级考试, 应有对学生交费、教师酬金等进行结算、查询功能)等相关功能.

  4 对高校进一步提升教务管理信息化水平的思考

  通过这几年努力, 高校在实现教务管理规范化、科学化方面有了一定的提高, 但是与真正意义上的学分制相配的网络化管理还有一定的距离, 为进一步提升教务管理信息化水平, 还需要做好以下几项工作:

  (1)根据学校情况, 在全校范围内进行教学思想大讨论, 在教师、学生和管理人员充分统一思想的基础上, 根据学校的教育教学目标, 构建学校自己特色的教育教学新体系, 站在国内、国际视野高度, 调整和提高人才培养目标, 在教学中实行统一模式的学分制管理.

  学校要加强“学分制” 的宣传, 让全校师生对学分制要有深刻的认识.同时学校的有关学分制管理文件, 也要广泛的宣传并组织全校师生学习, 让全校师生对学校教学、教务管理的要求有相应的认识, 并充分认识到学校管理网络化是一种趋势、一种必然.

  (2)建立一套既开放、灵活又科学规范的教务管理机制, 采用有效的教学管理信息系统实施对教学计划、学生学籍和学习过程等诸多方面的有效管理.对学生的学习结果进行监控, 为学生的学习进程提供咨询, 对学生的学籍进行管理直到毕业资格审核;进行选课和排课、教学资源调度管理以及开课班的过程管理;教学质量的管理与控制, 教材与其他教学保障体系的管理.

  (3)引进或积极开发、完善适宜学分制的网络化教学管理信息系统.

  引进或积极开发、完善适宜学分制的网络化教学管理信息系统.软件的开发或引进时要结合学校实际情况, 合理配制资源, 方便管理, 以校园网为基础, 实现信息资源共享的多校区的教务管理信息系统而进行设计与构思.软件的开发或引进时要考虑其全面性, 以点带面, 并具有逐步开发的特点, 使之成为一个完整的校园网络, 为教学科研服务.同时, 还要结合学校教务管理工作的实际, 不能盲目的开发或引进, 在教务管理软件的开发研制过程中, 从事教务管理的专业人员必须全程参与, 及时提出修改意见, 使最终完成的教务管理软件在结构上、功能上和使用上更科学合理, 更适用于学校的教学实际, 最好的就是由学校教务管理的专业人员和计算机专业人士一起共同开发适用于学校的教务管理软件.

  (4)选拔、培训、建立一支稳定的、有能力的各级教务管理人员

  在教务管理信息化建设过程中, 不论软件、技术和设备如何先进, 最终取得成效的关键在于教务管理者的素质, 在于教务管理人员的计算机信息技术水平, 在于他们掌握的专业技术知识和现代教育理论.

  教务管理岗位是很重要的工作岗位, 它关系到学校教学能否顺利进行, 它是以教学为中心的有秩序的学校管理的保证.而有些高校, 特别是有些新升本的院校、专科高职类院校, 因学校人事安排或对教务管理岗位的重要性认识不足等原因, 部分教务管理人员并不完全能胜任网络化教务管理工作, 造成学校有些教务工作开展困难.因此, 学校应重视考核、选拔一批有能力的人组成稳定的教务管理队伍.同时, 学校还应加大对教务管理人员的计算机信息技术、现代教育理论的培训力度, 制定有效的培训计划, 提高运用计算机信息技术进行教务管理的水平, 更进一步地促进教务管理信息化的快速发展, 提升学校管理层次和水平.当然, 为保证这样一批有能力的、相对稳定的教务管理人员的岗位上安心、踏实、努力工作, 学校也应从各方面的待遇上予以考虑, 要使教务管理人员待遇与其实际的工作相配。

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