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高校财务管理体制
数字校园视角下高校财务管理信息化建设
【字体 】 作者:李玉倩 时间:2015-11-16 来源:会计信息化 阅读次数:1
  

    一、高校财务管理信息化现状及存在的问题

    经过各相关部门的不懈努力,高校财务管理信息化已初具规模,一些著名高校在财务信息化建设方面取得了可观的成绩。值得注意的是信息化技术日新月异,高校财务管理信息化也应该不断更新,受各种不同条件和因素的限制,财务管理信息化建设过程中出现了众多亟待解决和亟需完善的问题,这些暴露出的问题和不足对加速财务管理信息化建设构成了严重障碍,不利于信息化的健康发展。

    (一)信息化认识偏差问题

    如何将信息化真正融入高校财务管理系统中,使其在财务管理方面发挥较大作用,是高校财务建设环节的重要课题。对于信息化的认识,主要存在两种不正确的观点:一种认知便是依靠传统的方法和手段同样能完成高校的财务管理工作,无需增加费用引进信息化系统,思维陈旧,不思改变。即使看到了对信息不可缺少的需求,也不肯在信息化建设上下功夫、做研究,缺少信息化建设的有效规划,部分人甚至认为高校信息化和财务信息化是没有关联的两个事项,人为割断其中的必然联系;第二种不正确的观点是对信息化建设具有盲目性,认为建设相应的网站、引进财务系统的软件、改善财务管理的业务程序,便是实现了财务管理信息化,部分过度乐观的人甚至认为财务管理信息化和数字化校园是可以相互独立的,财务管理信息化建设可以脱离数字化校园建设的大环境。上述两种错误认识的特点是前者割断了高校财务管理和信息化的联系,缺乏长远的发展战略眼光;后者则是怀着急于求成的思维看待高校财务管理信息化建设,没有认识到财务管理信息化和高校信息化一样是个长期的过程,不可能一蹴而就。

    (二)财务管理模式选择问题

    高校财务管理信息化发展需要相应的模式支撑,笔者以校园一卡通为例,对高校财务管理模式现状进行分析。目前一卡通在高校一般以三种形式存在,对其进行管理也存在三种不同的模式。

    (1)投资方管理模式。这种模式是指校园一卡通系统由投资方出资搭建,在使用时,一卡通的资产属于投资方,在一卡通过期后,由学校收回所有权,这种模式在初期被高校普遍采用。由专门的投资人或者机构对卡进行管理和维护,可以在一定程度上减轻学校的成本,但是认真分析该模式,存在的问题也是显而易见的。首先由于一卡通的运行和维护都由投资方完成,高校对一卡通的资金无法掌控,因此本该属于高校的这些资金无法为高校服务,降低了资金的使用效率。当一卡通期限失效后,卡里的资金无法转出,这些资金便归投资方所有,高校无法有效利用这些资金,此为最大缺点。其次一旦种原因,一卡通系统或者配套网络在运行时出现故障,信息便会出现错误,造成实际金额和卡里金额不匹配,而持卡人和高校都无法处理故障,无形中失去了对一卡通的知情权。最后,一卡通的正常维护、异常处理等都由投资方完成,使得投资方无形中参与高校活动,对高校规范运作不可避免的产生影响,高校外的力量对学生进行干预,不利于高校的稳定。

    (2)校财务处项目代管模式。这种模式是指一卡通的制作、维护、信息采集、收发等环节由高校财务处统一处理,一卡通的管理、财务核算等作为高校财务处的一个专门项目集中处理,持卡人的信息处理由校财务处指定专人进行审核、预算、报销。相比投资方管理模式,该模式能实现对一卡通的实时监管,提高资金的有效利用率,但同样存在着缺点和不足。首先,一卡通的管理工作由不同的部门相互协作完成,容易造成信息交流和工作协调的困难,一旦出现问题,容易出现推诿扯皮的现象,不利于高校管理工作的有效开展。其次,这种管理模式下,容易出现通晓财务的不懂一卡通系统,懂一卡通系统的又不懂财务的现象,使得实际操作中校园卡系统和实际账目的脱节,如果这种现象普遍存在,不利于一卡通信息准确性的提高。第三,制度先天性缺陷。这种模式容易造成财务混乱,比如新生入学时一般都要在高校指定的卡中存入相应的费用,如果高校在迎接新生时只按照学生手里的入账单进行结账,一旦卡里信息没有及时录入财务系统,不可避免的会造成一卡通系统和财务账目的脱节,如果运行商不能在特定的期限内进行结算,则很容易使高校账目陷入混乱状态。最后,在这种模式下,复杂账务处理的高校指定人员素质差次不齐,一旦出现较难的问题,便会不知所措,不利于准确及时处理异常状况。由于懂系统又懂财务的人才较少,一卡通系统中的账目和财务台账上的账目容易出现脱节,因此导致一卡通系统中的信息和数据不准确。

    (3)校财务处委派的独立核算模式。该模式是将校园卡系统作为一个独立的会计核算主体,按照金融业会计制度进行核算的管理模式。除高校外,外部银行也有部分账户用于一卡通结算,这些账户由高校专门的结算中心统一管理,负责一卡通的资金充值及资金信息的系统维护。由于这些账户属于高校,银行并无独立的账户可供支配,因此各种结算只能在高校范围内进行,各相关商家对一卡通的信息查询和其它操作只有在高校内专门的结算中心才能查找和完成。该模式统一对高校内所有的一卡通进行规范管理,实现高校对资金的快捷有效管理,流程见图1。

    众多高校的实践证明,该模式是一种相对比较成功的管理模式,能够减少上述两种模式的不足和缺陷,由图1所示的流程图可以看出,该一卡通囊括了高校后勤、学校交通、保险、医疗在内的几乎所有项目,随着一卡通功能的不断完善,一卡通将在高校中发挥巨大作用,成为高校财务管理的重要组成环节。根据图1所示的流程图,可以将校园一卡通的财务管理流程表示为图2。

    图1和图2可以看出,校园一卡通的结算环节是整个财务管理的中心枢纽,该部门实际上充当的是校内银行的职能,这种模式较好的实现了一卡通的各种功能,能满足一卡通设计的所有需求。独立核算模式由于功能的复杂性和系统的全面性,能够避免由于一卡通本身的缺陷而导致的财务问题:第一,当学生使用一卡通超过卡里的金额时,退卡时财务报表不会显示负数,而是显示卡里金额的绝对值。第二,系统不同报表出具的相同科目数字不一致。如银行转账统计报表和业务统计报表中的银行转账金额由于取数途径不一样,所以数字金额不一致。第三,系统在平账时,以账户金额和卡内余额中的小数为平账基数。但当卡内余额小于账户余额时,需要手工账来调账。

    (三)财务数据资源浪费问题由于财务管理涉及到资金,从事财务管理的人员和科室比较容易和外界相脱离,成为信息孤岛,财务资源只为少数人所熟知,财务领域也成为少数人涉及的领域,因此外人很少去思考哪些数据可以成为共享的数据,哪些数据可以通过深层次的挖掘成为更有价值的数据资源,这些潜在的价值都被无形中忽略了,这种体制下容易造成资源的浪费和较低的利用率。

    (四)人员素质问题当前对财务人员能力的评价不再仅局限于人员的业务水平,更倾向于对其综合素质的考核,因此,高校财务管理信息化建设要想取得较大突破,就要不间断的学习,积极学习新技术,培养一批既懂信息技术又懂财会知识的从业人员,以适应当前高校财务管理信息化建设的需要。

    二、高校财务管理信息化体系架构

    (一)高校财务管理信息化体系业务架构

    高校财务管理信息系统由高校各种具体业务经过优化重组而成,在构建高校财务管理信息化体系前,要进行全面的调研,定位好系统需求,统筹规划,全面部署,制定和高校实际相适应的业务框架。一般情况下,高校财务环节包括政府财政扶持、学生学费收入、教育培训收入、各种经费开支、科研项目的花费、行政运行费用、后勤管理和医疗费用等。因此,在财务管理信息化构建中容易产生各种复杂的关系,比如高校和教育管理部门的关系、财务同财政部门之间的关系、财务与科研机构的关系、财务与教职工之间的关系、财务与学生之间的关系等。

    构建财务管理信息化体系涉及多个环节,需要建立自上而下的标准化管理流程,以保持高校内部各相关部门的信息畅通,使财务管理工作有序协调,最终达到财务管理高效运行的目的,为高校的发展提供保障。

    综合考虑以上因素,笔者对财务管理信息系统进行了初步设计,如图3所示。

    财务决策支持系统模块是建设数字化校园的必然要求,在数字化环境下建立的高校财务管理信息系统既要能快速完成常态化财务工作,还要能将现有的功能模块进行外延和内化,从常见的决策系统扩展到包括财务分析、财务运行情况预测、财务预算的编制、财务风险机制的建立和评估等模块,以便建立的财务管理信息系统能完成资金流的分析、运算、预测、效益评价等,最终建立完整的财务决策支持系统。

    财务科目分类系统是指各高校结合各自实际,根据高校财务需求、资金使用等情况,对高校资产、负债、净资产、收入和支出等环节运行情况建立的财务管理信息系统功能模块。

    财务处理系统的主要功能是对财务发生的项目进行相应的财务处理,如对收支凭证管理、会计出纳、资金查询、账目打印、账目结算等管理,是具有完整会计核算流程的功能模块。

    财务报表编制系统是指对财务管理过程中的各类报表进行有序规范管理,其目的是对生成的各种负债表、明细表、结算单等进行规范化管理,便于查找和审计,是系统的重要组成部分。

    会计档案系统主要作用是会计信息的直接化反映,其内容包括会计收据、会计台账、会计审计材料等专业性较强的财务信息,能较全面的说明经济运行条件和状况,是高校财务管理信息系统的重要组成部分。通过该功能模块,高校能够清晰掌握每笔资金的具体流向,审计部门能够对高校资金情况进行准确的研判,能够认清资金使用情况,除此之外还能为高校及有关部门提供准确的经济运行信息,为制定高校发展战略和经济预算提供第一手资料。

    会计档案系统能够为高校管理提供具有重要价值的财务信息,而信息化的建设又可以为会计档案的建立提供快捷高效的手段,便于会计信息的存储和管理,因此应用范围更加广泛,涵盖了会计收据、会计台账、会计审计材料、项目合同、各种结算单和票据等与会计有关的资料和文档。

    高校财务综合查询系统主要是供高校教职工方便的在网上对财务信息进行查询而设置的功能模块,这些财务信息包括学费、住宿费缴纳情况、科技费用使用明细、各种税收现状、工资和奖金的发放等,进行综合查询需要专门的服务器,这主要是在方便教职工查询的同时保护本校教职工隐私。该系统功能模块拥有专门的财务数据库、工资和奖金数据库、高校收费数据库,通过简单的查询语句便可以方面操作,既方便了广大教职工对财务信息的查询,还能通过后台操作提高系统的安全性。

    (二)高校财务管理信息化体系网络架构

    高校财务管理由于包含教职工的大量信息,因此需要一个安全性较高的网络系统。文章在提出高校财务管理系统的同时也设计了相关的网络系统,为了保障安全性,引进了可靠性较高的防火墙。可以在网络构架图中采用Web技术实现用户不需要安装任何软件就能在网页中进行查询操作,既方便用户随时查找需要的信息,同时又通过先进的防火墙技术,保证用户隐私不被外泄,深受使用者的青睐。

    三、高校财务管理信息化体系保障

    (一)组织上的保障

    高校财务管理信息化系统若想成功实施并取得预期效果,必须得到高校管理层的认可,必须具有较强的组织做保障。从系统建设之初,便要得到高校领导、高校各个部门和机构、各相关人员和组织的支持,以保证系统能顺利完成;在信息化系统投入运行之后,更需要各相关群体给予关注,及时发现问题,并群策群力给出解决对策,保证系统能良性运作。

    (二)资金保障

    高校财务管理信息系统的建设是一个长期的过程,短期内不可能完美的建立并运转起来,由于建设时间长、涉及内容多,因此,需要大量的资金投入。由于信息技术更新换代速度快,财务管理信息系统投入运行后,也要随着变化的信息技术及时进行更新完善,成本较高,因此,高校要保持财务管理信息系统的有效运行,必须投入大量的资金进行系统维护,这就要求高校提供专门的资金,保障信息系统的更新换代。

    (三)强烈的风险防范意识

    高校财务管理信息化建设由于自身的复杂性,加上建设过程中可能出现的各种不确定因素,决定了信息化建设不可能一帆风顺,风险是不可避免的。在系统建设和运行过程中需要一整套配套措施防范潜在风险,建立常态化的风险防范机制,将风险降至最低。

    (四)不断提高人员素质

    高校财务管理信息化建设涉及多个部门,需要各种资源的不断调和,在高校范围内形成素质过硬的人才队伍尤为重要,这就要求高校在信息化建设过程中努力调动每个人的积极性,充分利用好人员的优势和特点,努力使财务管理信息化目标和高校整个发展目标相一致。因此高校领导要高度重视信息化建设,不断提高相关人员的综合素质,扩宽知识面、通过教育培训形成一支既懂信息技术又懂财务知识的复合型人才队伍。

    高校财务管理信息化是高校管理信息化的重要组成部分,对于推动高校信息化建设具有重要的现实意义,因此,采取何种措施合理配置财务资源、提高高校财务管理工作水平,在数字化校园建设的背景下抢抓新机遇,完善当前高校财务管理制度,高效利用高校财务资源、保持高校建立稳定发展,是高校财务工作者面临的重要课题。

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